הובלת משרדים

תשובה קצרה: מעבר משרד מצליח נקבע ברובו לפני יום ההובלה. מי שמסמן כל עמדה, מתאם את מעלית המשא עם ניהול הבניין ומחליט מראש מי מנתק ומחבר את הציוד, יכול לעבור בערב או בסוף שבוע ולחזור לעבוד ביום ראשון בבוקר. אנחנו מתאמים את המעבר מול איש קשר אחד, וההצעה נסגרת בוואטסאפ. את ההובלה עצמה מבצעת חברת הובלה עצמאית שאנחנו עובדים איתה.

הובלת משרד שונה מהובלת דירה בדבר אחד עיקרי: מה שמודדים הוא זמן השבתה. בבית אפשר לאכול ארוחת ערב בין הארגזים. במשרד כל שעה שבה העמדות לא פועלות היא שעת עבודה שאבדה, ולכן כל ההכנה נועדה לקצר אותה. המשימה היא שביום ראשון בבוקר כל עובד יגיע לשולחן שלו, יחבר את המחשב ויעבוד.

מתחילים מתוכנית ישיבה של המשרד החדש, אפילו שרטוט פשוט, ומספרים בה כל עמדה. אחר כך מדביקים בישן על כל עמדה מדבקה עם אותו מספר, ועל כל ארון, מדף וחלוקה מדבקה עם מספר או צבע של אזור. כשהפריט מגיע לבניין החדש, מי שפורק אותו יודע לאן הוא הולך, ואף אחד לא מחכה להוראות. זה החלק החשוב ביותר בתכנון, ובדרך כלל הוא זה שחוסך את מירב הזמן ביום עצמו.

ציוד מחשוב נפרד מההובלה עצמה. את הניתוק והחיבור של מחשבים, מסכים, מדפסות, ראוטרים וטלפוניה עושה מי שמטפל אצלכם בתשתיות, איש ה־IT הפנימי או ספק חיצוני. הוא מסמן כבלים ומצלם את החיבורים לפני שמסירים אותם. ההובלה אחראית להעברה הפיזית ולאריזה המתאימה לכל ציוד. שרת או ציוד תקשורת רגיש מועברים רק לפי הנחיות מי שאחראי עליהם. הזמנת קו אינטרנט בכתובת החדשה מתחילה מוקדם ככל האפשר, כי חיבור חדש תלוי בתשתית בבניין ולא תמיד מתבצע מהר.

ניהול הבניין הוא הגורם שנוטים לשכוח. במגדלי משרדים ובמרכזים עסקיים רבים צריך לתאם מראש. שלוש שאלות לברר: האם אפשר להזמין את מעלית המשא או השירות ובאילו שעות, איפה נמצא רציף הפריקה או איפה מותר לחנות משאית, והאם הניהול מבקש מסמכים מהחברה המבצעת, כמו אישור ביטוח, לפני הכניסה לבניין. לכל בניין כללים משלו, ולפעמים צריך לתאם גם את הבניין שעוזבים וגם את זה שנכנסים אליו. מי שעוזב משרד שכור כדאי שיבדוק בחוזה מה נדרש בהחזרת המקום, כמו פירוק חלוקות או צביעה.

מועד המעבר נקבע לפי הצורך להמשיך לעבוד. אפשר לעבור בערב אחרי שעות העבודה או בסוף שבוע. בפועל סוף שבוע הוא בדרך כלל יום שישי אחרי שהמשרד נסגר או מוצאי שבת, בכפוף לשעות שהבניין מאפשר ולזמינות של החברה המבצעת. משרד שאי אפשר להשבית כלל עובר בשלבים, מחלקה אחת בכל פעם, כשהאחרות ממשיכות לעבוד במקום הישן. זה דורש יותר ימים ותיאום בין שני המקומות, אבל מקטין את הסיכון.

מה מעבירים וכיצד. ריהוט משרדי מורכב, כמו שולחנות עבודה מודולריים וחלוקות, מפורק ומורכב מחדש. כיסאות, ארונות תיוק, מדפים ומטבחון עוברים שלמים או מפורקים לפי הצורך. ארכיון ומסמכים רגישים עוברים בארגזים סגורים וממוספרים, ומי שאחראי על הארכיון אצלכם מלווה אותם ממקום למקום. פריט כבד במיוחד, כמו כספת או מכונת צילום גדולה, וציוד מכויל, כמו מכשיר רפואי או מכשיר מדידה, מתכננים בנפרד ומראש ולא ביום המעבר.

גם העובדים לוקחים חלק. כל עובד אורז בעצמו רק את החפצים האישיים שעל השולחן ובמגירה, בארגז אחד מסומן בשם ובמספר העמדה. את הריהוט, הציוד והארכיון אורזים לפי התוכנית, בשירות אריזה או בידי מי שאתם מחליטים. כך אין ארגז בלי בעלים, ואין עובד שמחפש את הכוס שלו ביום ראשון בבוקר. בשבוע שלפני שולחים לעובדים הודעה אחת: מה אורזים ועד מתי, איך מגיעים לבניין החדש, איפה חונים ואילו כרטיסי גישה צריך.

מומלץ למנות אצלכם מנהל מעבר אחד, אדם שמכיר את המשרד ומוסמך להחליט במקום. הוא עובר על תוכנית הישיבה, פותח ונועל את המשרד ומקבל את הדיווח בסוף היום. בלי מישהו כזה כל שאלה קטנה, כמו איפה שמים את הארון הזה, הופכת לחצי שעה של בירורים.

בבניין החדש פורקים לפי סדר שנובע מהצורך לחזור לעבוד: קודם חדר התקשורת והשרתים, כדי שאיש ה־IT יתחיל לעבוד, אחר כך העמדות לפי אזורים, ולבסוף חדרי הישיבות, המטבחון והמחסן. רצפות, קירות ופינות במעלית מכוסים בהגנה, כדי שלא יהיה חיכוך עם ניהול הבניין אחרי היום הגדול.

בסוף הפריקה עוברים על תוכנית הישיבה ובודקים שכל פריט במקומו, מפנים את חומרי האריזה ומוודאים שהמשרד הישן ריק, לפי מה שנקבע בחוזה. ציוד שלא נכנס למשרד החדש מחליטים עליו לפני יום המעבר: אחסון זמני או מסירה לגורם אחר. לאחסון זמני יש שירות הובלה עם אחסון, ואם יש צורך בעטיפת רהיטים או בפירוק והרכבה, אפשר להוסיף גם אותם. אחרי המעבר מעדכנים את הכתובת באתר, בחתימת המייל, בחשבוניות ובפרופיל העסקי, ומודיעים ללקוחות קבועים מראש על הכתובת החדשה ועל התאריך.

המחיר נקבע לפי מספר העמדות והכמות של הריהוט, מספר הקומות ומעלית המשא, המרחק, שעת המעבר, והאם העובדים אורזים בעצמם או שהאריזה כלולה. שולחים בוואטסאפ תוכנית ישיבה או סרטון של כל הקומה, את התאריך המבוקש ואת שעות הפעילות של הבניין, ומקבלים הצעה סגורה. לציר זמן מלא של שמונה שבועות עד יום המעבר, שבוע אחר שבוע, ראו במדריך שלנו צ׳קליסט למעבר משרד.